浙江皇冠电动工具制造有限公司是专业生产出口电动工具的公司，地处金华市工业园区九峰街，是一家集研发，生产，外贸于一体的电动工具行业的后启之秀。公司通过了ISO9001质量体系认证和多种国家安全指标认证，全面推行规范化的生产和品质管理。浙江皇冠电动工具制造有限公司同时有两家关联电动工具公司，三个公司拥有员工2000人，全年销售额人民币为7亿元。皇冠目前典型客户包括：BOSCH，B&D，TTI等全球知名企业。

　　项目背景

　　公司在没有使用ERP系统前，虽然有完善的各类流程制度，但实际操作执行不顺畅，流程的执行情况没有相应及时的数据透明的反映出来，公司的数据信息没有积累。在公司使用了神州数码管理系统有限公司的易飞ERP系统后，公司迫切需要一个能进一步提升内部运做效率，特别是加快单据签核速度，规范流程的协同作业系统。皇冠最终选用了神州数码的工作流系统（Easyflow），先后购买了电子签核和KM知识管理模块。之所以选择，出于以下几点：

　　1）EASYFLOW同为神州数码公司产品，这样可以更便捷与易飞ERP系统集成，只要在ERP系统录入建立好单据信息和格式后，直接在ERP系统中送签单据。

　　2）各类办公表单可以根据公司的现有表单格式和流程在工作流系统中进行设置。

　　3）DCMS自身的稳定和可持续发展的前景。

　　4）DCMS良好的服务系统和经验丰富的顾问辅导。

　　效果与目标

　　皇冠实施工作流系统的步骤很明确，先从签核流程最复杂及最核心的单据开始运行，再分步扩展到其他各类需要运行电子签核对的单据。

　　经过两个月的准备和培训，2006年4月27日Easyflow工作流电子签核在皇冠公司正式启用，为了保证Easyflow运行的通畅，公司决定从签核流程最复杂的ERP系统中的“销售订单”和“订单变更单”开始实行电子审批，上线后不到半个月，员工即深刻体会到EASYFLOW带给他们的方便和效率。

　　第一，EASYFLOW和ERP是集成运行的。录单员在ERP系统中录入订单，然后通过EASYFLOW来实现电子审核。现在的做法就可以避免之前人工审核，打印，传真一系列审单过程，节省了资源和成本。

　　第二，EASYFLOW职权明确。EASYFLOW设定的电子签核流程完全按照公司文件中规定的流程来进行审批。录单员，业务员，商务经理，计划部门等有明确的审核权限，可以避免之前手工审核代签严重问题，并且EASYFLOW系统可以随时查看各类表单每关审核人员的历史审批记录。

　　第三，EASYFLOW可以有多样提醒的用户提醒方式去提醒用户，可以使用屏幕弹出提示信息，邮件提醒，督促其及时审核，从而提高整体审单过程中的工作效率。并且通过查看签核状态知道单据流在哪一步操作上，也可以知道在具体的每一关审批过程中花了多少时间。

　　由于运行结果比较满意，也运行的比较稳定，5月份及6月份陆续将其他需要多级电子签核的ERP系统单据如客户报价、BOM变更单、采购核价单、委外核价单也运行电子签核。而直接在工作流系统中填写且与ERP系统流程相关的表单如样机单、电脑系统用户申请表等也已使用EASYFLOW电子审批。接下来行政办公类的单据如出差申请单、请假条、加班审批单、人员增补申请表、员工奖惩审核单等计划在8月份全面使用起来。公司使用工作流系统后，员工最直接的感受是节约纸张，流程和职责明确且固化，容易跟踪状态，数据保存方便，公司内部不同工厂间单据异地审批效率提高，比较以前的传真更加清晰，同时也减少信息传递过程中的丢失和争扰，职责明确，

　　另工作流系统的知识管理模块（KM系统）在皇冠也已使用起来，公司的各类流程文件电子档可以分目录存放，可以根据需要，设置各类文件的控制权限，可以控制文件被打印，下载，另存等权限。方便员工随时网上查询公司文件及各类信息。

　　工作流系统的使用，进一步提升了公司的管理水平，使皇冠信息化之路大踏步的飞跃。

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