4.4.5 文件及资料管制

　　组织应建立并维持适当的程序，备能管制本标准所要求的各项文件及资料，以确认：

　　文件易于检索；

　　视情况需要定期审查和改订文件及资料，并由权责人员认可其适切性；

　　在所有关系到安全卫生管理系统有效运作之重要作业地点都可以取得相关文件 及资料的现用版本；

　　却进地将失效的文件及资料自所有发行处和使用处收回，否则要确保其不被误 用；

　　为法律及(或)保存知识目的而保留的档案文件及资料有适当标明。

　　4.4.6 作业管制

　　组织应鉴别出那些作业与活动项目是与已人需使用控制方法的风险有关，组织应规划包括维修在内的上述活动，透过下列各项方式以确认作业时能符合规定的条件：

　　(a)建立并维持文件化之程序并能涵盖如缺少那些程序时可能造成偏离安全卫生政策和目标之情况；

　　(b) 在这些程序中明订作业准则;

　　(c)建立并维持有关于组织所购买及(或)使用的商品、设备和服务中可鉴别之相关安全卫生风险的程序，同时把相关程序与其要求传达给供应商和承包商；

　　(d)建立并维持设计工作场所、制程、安装、机械、作业程序及工作组织的程序，包括顺应员工能力，并消除或其源头之安全卫生风险。

　　4.4.7 紧急事件准备与应变

　　组织应建立并维持适当的计书及程序，以鉴别可能发生和回应所发生之意外事件及紧急状况，并防止或减轻此类事件所可能造成的疾病及伤害。应审查其紧急事件准备与应变计划及程序，特别是在意外事件或紧急善发生这后。如实际可行，组织应定期测试这些应变和谐。

　　4.5 检查与矫正措施

　　4.5.1 绩效量测与监督

　　组织应建立并维持适当的程序，以定期监督与量测安全卫生绩效。此程序应提供：

　　适合组织需求之定性及定量的量测方法；

　　监督组织安全卫生目标之达成程度；

　　主动式绩效量测以监督安全卫生管理方案、作业准则、适用之法令及规章要求；

　　被动式绩效量测以监督意外事件、疾病事故(包括虚惊事件)及其他缺乏安全卫生绩效的历史证据；

　　足够帮助后续矫正及预防措施分析之与量测的结果及资料的记录。

　　如监督设备是用于监督与量测绩效，组织应建立并维持适当的程序以校正和维修该设备。校正和维修活动之及结果应加以保存。

　　4.5.2 意外事件、事故、不符合、矫正及预防措施

　　组织应建立并维持适当的程序以界定权责，并：

　　处理及调查意外事件、事故、不符合状况；

　　采取行动以减轻因意外事件、事故或不符合善所造成的影响；

　　展开并完成矫正预防措施；

　　确认采取之矫正及预防措施的有效性。

　　此程序应要求所有提议之矫正及预防措施，应于实施前借由风险评估过程加以审查。采取任何矫正或预防措施以消除造成实际或潜在之不符合状况的根本原因时，应根据问题的大小和安全卫生风险的程度采取适当的作法。由于矫正及预防措施所产生的文件化程序之变更，组织应实施并记录之。

　　4.5.3 记录及记录管理

　　组织应建立并维持适当的程序，以进行安全卫生记录的鉴别、维护及处置。这些记录应包括稽核及审查结果。安全卫生记录应清楚易读、可辨识，并可追溯到相关的活动。安全卫生记录的保存与维护应做到容易检索，保护其不受到损坏、变质或遗失，而且应规定并记录其保期限。记录应以适合于系统与组织的方式维护，以展现其符合本规范。

　　4.5.4 稽核

　　组织应建立并维持一个稽核方案与适当的程序，并能定期执行安全卫生管理系统之稽核工作，以判断安全卫生管理系统是否符合安全卫生管理的各项规划事项，包括本规范的要求在内；

　　实施与维持；

　　有效满足组织的政策及目标；

　　审查以往的稽核结果；

　　将稽核结果之资讯提交管理阶层。

　　稽核方案包括时程，应以组织活动的风险评估结果与以往的稽核结果为依据。稽核程序中应包括范围、频率、方法与能力，以及执行稽核工作怀结果报告的责任与要求。稽核应保持独立性，尽可能由对被检查活动不具直接责任的人员执行。

　　备考：此处之"独立性"，不必要表示为组织之外部。

　　4.6 管理阶层审查

　　组织的高阶主管应依其自行决定的时程审查安全卫生管理系统，以确认其持续适用性、适切性及有效性。管理阶层审查的过程，应确保管理阶层审查的过程应确保管理阶层能获得必要的资讯以进行评估。审查过程与结果应予以文件化。管理阶层审查应依据安全卫生管理系统之稽核结果、情势的变化以及持续改善的承诺，提出修改的安全卫生管理系统政策、目标及其他构成要项的可能需求。